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Encuentre el sistema de gestión de documentos que se adapta mejor a sus necesidades. |
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¿Qué es un sistema de gestión de documentos (DMS)? |
Los sistemas de gestión de documentos (conocidos también como software de gestión de documentos) permiten que los usuarios capturen y manejen los documentos de una organización. Los DMS tienen funciones como creación de imágenes para documentos, gestión del flujo de trabajo, búsqueda de texto y gestión de documentos multimedia, como texto, audio, video, gráficos y fotos. Un DMS también almacenará documentos electrónicos y documentos que contienen imágenes, y permitirá darles seguimiento. Los sistemas de gestión de documentos permiten almacenar, controlar las versiones, administrar meta datos y establecer la seguridad para los documentos, además de que tienen capacidades de generación de índices y de búsqueda. |
Catalizadores de negocios y ventajas de los sistemas de gestión de contenido |
- Simplifican los procesos empresariales y la distribución de información mediante flujos de trabajo más eficaces
- Minimizan el riesgo de perder o dañar los documentos o de tener documentos obsoletos
- Habilitan captura, creación, revisión, archivo y búsqueda de documentos y otro tipo de contenido por web
- Dan al personal de la empersa acceso inmediato a la información
- Reducen el uso de papel y el espacio físico de almacenamiento (medidas de TI "ambientales")
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Riesgos de los sistemas de gestión de documentos |
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- Las personas no autorizadas pueden acceder ilícitamente a los datos sensibles en una computadora o un servidor si los protocolos de seguridad están por debajo del nivel aceptable
- Hay que definir planes de redundancia (es decir, siempre hay que almacenar la información en un servidor de respaldo secundario que esté ubicado a distancia) para poder recuperar los datos en caso de robo, incendio o inundación
- Riesgo de violar la Ley Sarbanes-Oxley (SOX) y otros reglamentos de rastreabilidad y resguardo de la información
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¿Por qué usar el Centro de evaluación de sistemas de gestión de documentos? |
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- Examianr cómo cada solución de DMS trata sus necesidades relacionadas con la búsqueda de texto y documentos
- Asegurarse de que las soluciones que seleccione le dan la flexibilidad necesaria para adaptarse a su metodología de archivo de documentos, o que tienen el poder de generar un cambio en los procesos cuando sea necesario
- Identificar las soluciones DMS que pueden integrarse con sus sistemas actuales de software empresarial
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| Certificaciones nuevas y actualizaciones |
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"Gracias a su gente [TEC] y a su producto [sistema de soporte a las decisiones de TEC], Racal pudo enfocarse rápidamente en un grupo de proveedores altamente calificados."
- Greg Cruzan, director tecnológico, Racal Instruments Inc.
"Estoy muy contento con el papel que TEC ha desempeñado en nuestra búsqueda del sistema correcto... no me canso de recomendarlo."
- Sean Reilly, gerente de TI, Largo Foods
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