TECオンライン評価センター：文書管理システム(ＤＭＳ)

文書管理システム(ＤＭＳ)とは？

文書管理システムは、企業内の文書を記録管理するものです。主な機能には、文書や画像の保存・照会、文書の画像化、ワークフロー管理、テキスト検索、マルチメディアの管理(テキスト、オーディオ、ビデオ、グラフィックス、写真など)などがあります。また、バージョン管理、メタデータ^※管理、インデックス作成、セキュリティ対策にも対応しています。　

^※メタデータとは、あるデータに関する情報を記述したデータのことです。

文書管理システム(ＤＭＳ)の利点

• ワークフローを効率化し、業務プロセスの無駄を削除
• 文書の被損、紛失、失効を回避
• 文書などコンテンツをウェブ上で作成、記録、更新、検索
• 必要な情報にすばやくアクセス
• 紙の使用量が減少し、文書保管の場所が不要に(環境保護に貢献)

文書管理システム(ＤＭＳ)の落とし穴：以下の点に注意しましょう

• 最低限のセキュリティー対策が取られていない場合、機密データへの不法アクセスを妨げきれないことがあります。
• 遠隔地からのバックアップ・サーバーを使ったデータ保存が適切に行われていないと、盗難、火事、洪水などの災害の際にデータ回復できなくなります。
• コンテンツ管理が適切に行われないと、米国SOX法や、その他の情報照会・安全防護対策の面で規制違反することになりかねません。

TECオンライン・ソフトウェア評価センター：文書管理システム(ＤＭＳ)

• 貴社のニーズに合ったテキストや文書検索に各製品がいかに対応しているかを調査
• 候補製品が貴社のファイル作成法に対応しているか、または必要時に処理法を変更できるかなどの柔軟性を分析
• 貴社の既存システムに統合できる文書管理システムを確認

人気の文書管理システム(ＤＭＳ)関連記事

• Do You Need a Content Management System?
   
• What are the Pros and Cons of Implementing an Enterprise Content Management System?
   
• Are Enterprise Vendors Beginning to Grasp Content Management Systems?
   
• Content Management Systems Research Article Archive
   

文書管理システム(ＤＭＳ)関連ホワイトペーパー (whitepapers.technologyevaluation.com)

文書管理システム(ＤＭＳ)関連ニュース